Praha, 19. února 2020 – Málokterá pracovní pozice se v současné době obejde bez posílání e-mailů, editace dokumentů, analýzy a sběru dat či správy databází. Většina lidí pro tyto činnosti denně využívá základní kancelářské aplikace, ale mnozí stále opakují tytéž začátečnické chyby. Co dělá největší problém? Zde jsou zkušenosti z Počítačové školy Gopas, která je největším školitelem IT dovedností u nás.
Excel je největší problémem
Tabulkový kalkulátor typu Excel je nástroj, v jehož zvládnutí lidé nejvíce přeceňují. Stále platí, že čtyři pětiny lidí si myslí, že jej na slušné úrovni ovládají, v reálném testu základních uživatelských znalostí pak uspěje jen pětina. Co dělá největší problémy? „Pokud opomeneme extrémy, kdy lidé místo zadání vzorce počítají raději na kalkulačce a výsledky přepisují do tabulky, častým kamenem úrazu je z těch základních záležitostí používání správného formátu buňky, vytvoření vhodného typu grafu a jeho úpravy, práce s daty a časem a efektivní pohyb po tabulce. Oblíbeným strašákem je tvorba kontingenčních tabulek a tvorba vnořených funkcí,“ říká Jana Čadinová, lektorka Počítačové školy GOPAS.
Ve Wordu dělá problémy hlavně formátování
Práce s textem je opravdu jednoduchá, pokud si osvojíte několik základních zásad. Přitom se stále potkáváme s dokumenty, jejichž autoři neumějí používat formátování písma, pracovat s Enterem a tabulátorem, nedokáží správně číst v netisknutelných znacích, využívat poznámky a režim korektur, nemluvě o využití automatických funkcí, například kontroly pravopisu.
„Kromě již jmenovaných chyb je častým problémem to, že si lidé neumějí poradit s úpravou formátu při vkládání textů z jiných zdrojů, nevědí, jak vložit hypertextový odkaz, když se jim ručně psaná adresa neaktivuje automaticky, využívají nesprávné znaky pro palce, stupně, uvozovky aj. Kamenem úrazu je tvorba obsahů a rejstříků, práce s tabulkami, ale také vkládání dat z jiných programů – grafů a tabulek, snímků z prezentací, či nepřiměřeně velkých fotografií,“ uvádí konkrétní případy Jana Čadinová.
Outlook: vykřičníky, barvy a chyby v kopiích
Komunikace se mění, e-maily jsou v pracovní komunikaci ale stále nejpoužívanější. Zde lidé nejčastěji chybují v tom, že nectí pravidla účelné komunikace – zapomínají, že by předmět zprávy měl vystihovat její obsah, při odpovědích nezahrnují do komunikace všechny potřebné adresáty, při hromadném odesílání mailů nedávají adresy do skryté kopie.
„V mailech se mnozí potýkají stejně jako v textových dokumentech s formátováním, neuhlídají různé typy a velikosti písma. S barvami pozor – pokud chceme něco opravdu zvýraznit, můžeme to vyznačit barevně, ale červená je v mailech vnímaná jako alternativa zvýšeného tónu hlasu. To není vhodný typ sdělení pro komunikaci se šéfem či klientem. Podobnou neplechu můžou udělat i vykřičníky evokující důležitost e-mailu. A v neposlední řadě, ani v době rychlého připojení adresáta nepotěší neadekvátně velká příloha,“ uzavírá Jana Čadinová.
Získejte dotace na tepelné čerpadlo 2022, nově navýšené o 50 000 Kč. Celkem tedy z kotlíkových dotací na Vaše čerpadlo můžete získat až 180 000 Kč.
